매일같이 반복되는 전표 입력, 혹시 마감일만 다가오면 끝도 없는 야근의 늪에 빠져 허우적대고 계신가요? 클릭 한 번, 숫자 하나에 온 신경을 쏟다 보면 어느새 퇴근 시간은 훌쩍 지나있고, 커피만 연거푸 들이켜는 모습이 익숙해지셨을지도 모릅니다. 실제로 얼마 전까지의 제 모습이기도 했습니다. 하지만 ERP 더존 회계 프로그램의 숨겨진 기능 몇 가지를 활용했을 뿐인데, 전표 입력에 쏟는 시간이 절반으로 줄고 마법처럼 ‘칼퇴’하는 날이 많아졌습니다. 여러분도 더 이상 비효율적인 업무에 시간을 낭비하지 마세요.
전표 입력 시간 단축, 핵심 비법 3줄 요약
- 자주 사용하는 거래는 ‘단축키’와 ‘자주 쓰는 분개’ 기능으로 눈 깜짝할 사이에 처리하세요.
- 카드 사용 내역, 은행 입출금 내역은 ‘자동 전표 생성’ 기능으로 불러와 클릭 몇 번으로 끝내세요.
- ‘고정자산 관리’, ‘급여 관리’ 등 전문 메뉴를 활용하여 복잡하고 반복적인 회계 처리를 완벽하게 자동화하세요.
ERP 더존 회계 프로그램, 활용도를 200% 높이는 7가지 꿀팁
많은 회계 실무자들이 ERP 더존 회계 프로그램의 강력한 기능 중 일부만 사용하고 있습니다. 회계 관리, 재무 관리는 물론 인사 관리, 급여 관리까지 가능한 통합 솔루션이지만, 단순히 전표를 입력하고 장부를 조회하는 용도로만 사용하는 경우가 많죠. 이제부터 소개할 7가지 팁은 여러분의 업무 효율성을 극대화하고, 단순 반복 업무에서 벗어나 데이터 분석과 같은 더 가치 있는 일에 집중할 수 있도록 도와줄 것입니다. 중소기업 ERP, 중견기업 ERP 환경에 관계없이 누구나 바로 적용할 수 있는 방법들입니다.
첫째, 마우스는 거들 뿐! 단축키의 생활화
회계 프로그램 추천 시 항상 언급되는 것이 바로 사용자 인터페이스(UI)의 편의성입니다. 더존 프로그램은 수많은 단축키를 지원하여 키보드만으로 대부분의 작업을 빠르게 처리할 수 있도록 설계되었습니다. 마우스로 메뉴를 찾아 클릭하는 시간을 줄이는 것만으로도 전체적인 업무 속도가 눈에 띄게 향상됩니다. 예를 들어, 전표 입력 화면에서 계정과목을 찾을 때 F2 키를 누르는 것은 기본 중의 기본입니다. 아래는 전표 관리 시 반드시 알아두어야 할 필수 단축키입니다.
| 단축키 | 기능 | 상세 설명 |
|---|---|---|
| F2 | 코드 도움 | 계정과목, 거래처 등 코드를 검색하고 입력할 때 사용합니다. |
| F3 | 전표 삭제 | 현재 커서가 위치한 라인의 전표 또는 특정 전표를 삭제합니다. |
| F4 | 전표 복사 | 유사한 거래를 입력할 때 기존 전표를 복사하여 빠르게 입력할 수 있습니다. |
| F5 | 전표 삽입 | 전표와 전표 사이에 새로운 전표를 추가할 때 사용합니다. |
| Ctrl + C / Ctrl + V | 내용 복사/붙여넣기 | 적요나 금액 등 특정 항목의 내용을 복사하여 다른 곳에 붙여넣습니다. |
| + / – | 날짜 변경 | 날짜 입력 필드에서 ‘+’ 키는 다음 날, ‘-‘ 키는 이전 날로 날짜를 변경합니다. |
이 외에도 수많은 단축키가 존재합니다. 처음에는 어색할 수 있지만, 의식적으로 사용하다 보면 손에 익어 놀라운 생산성 향상을 경험하게 될 것입니다. 이는 곧 기업의 경영 효율화로 이어지는 첫걸음입니다.
둘째, 반복되는 분개는 이제 그만! ‘자주 쓰는 분개’ 활용하기
매월 반복되는 임차료, 통신비, 관리비 납부와 같은 거래가 있으신가요? 매번 같은 계정과목과 거래처, 금액을 입력하는 것은 상당한 시간 낭비입니다. 이럴 때 ‘자주 쓰는 분개’ 또는 ‘계정 환경설정’ 기능을 활용하면 빛의 속도로 전표를 입력할 수 있습니다. 차변, 대변 계정과목과 적요를 미리 설정해두고 필요할 때마다 불러와 날짜와 금액만 수정하면 되기 때문입니다. 이는 회계 처리의 정확성을 높이고, 결산 시 오류를 줄이는 데도 큰 도움이 됩니다. 특히 월말에 집중되는 비용 관련 전표들을 이 기능으로 처리하면, 부가세 신고나 법인세 신고 준비 기간을 훨씬 여유롭게 보낼 수 있습니다.
셋째, 혁신적인 자동화의 시작 ‘자동 전표’ 기능
전표 입력 시간 단축의 핵심은 바로 ‘자동화’입니다. 더존 ERP 프로그램은 외부 데이터를 연동하여 전표를 자동으로 생성하는 강력한 기능을 제공합니다. 클라우드 ERP 형태인 위하고(Wehago)나 아이큐브(iCUBE)와 같은 솔루션에서는 이러한 기능이 더욱 강화되었습니다.
신용카드 매입 내역 연동
더 이상 카드사 홈페이지에서 사용 내역을 엑셀로 내려받아 하나씩 입력할 필요가 없습니다. 카드사 정보를 연동해두면, 법인카드 사용 내역이 자동으로 프로그램에 수집됩니다. 실무자는 불러온 내역을 확인하고, 용도에 맞는 계정과목을 지정하여 전표를 생성하기만 하면 됩니다. 이는 전자세금계산서 관리만큼이나 업무 효율성을 높여주는 기능으로, 재고 관리나 구매 관리 데이터와 연동하여 더욱 정확한 원가 계산을 가능하게 합니다.
은행 계좌 거래내역 연동
은행 입출금 내역 역시 마찬가지입니다. 주거래 은행 계좌를 연동하면 모든 거래 내역을 실시간으로 불러와 전표 처리를 할 수 있습니다. 이 기능을 통해 자금 관리의 투명성을 확보하고, 현금흐름표 작성에 필요한 데이터를 손쉽게 관리할 수 있습니다. 영업 관리 담당자가 입금 내역을 확인하고, 회계 담당자가 즉시 매출 전표를 처리하는 등 부서 간 업무 프로세스 개선에도 긍정적인 영향을 미칩니다.
넷째, 비슷하지만 다른 거래는 ‘전표 복사’로 스마트하게
거래처는 같지만 품목이나 금액이 약간 다른 거래, 혹은 어제 입력한 전표와 유사한 거래를 오늘 또 입력해야 할 때가 있습니다. 이럴 때 처음부터 새로 입력하는 것은 비효율적입니다. ‘전표 복사(F4)’ 기능을 사용해 보세요. 기존 전표를 그대로 복사한 뒤, 날짜나 금액, 적요 등 달라진 부분만 수정하면 간단하게 새로운 전표를 생성할 수 있습니다. 사소한 기능 같지만, 매일 수십, 수백 개의 전표를 처리하는 경리 업무 담당자에게는 소중한 시간을 아껴주는 고마운 기능입니다. 이러한 작은 효율성이 모여 기업 전체의 생산성을 높이고 비용 절감 효과를 가져옵니다.
다섯째, 복잡한 감가상각은 이제 안녕! ‘고정자산 관리’ 메뉴
건물, 차량운반구, 비품 등 고정자산을 취득했을 때, 이를 재무상태표에 자산으로 등록하고 매년 감가상각비를 계산하여 비용으로 처리하는 과정은 매우 번거롭습니다. 특히 IFRS(국제회계기준)나 일반기업회계기준에 맞춰 정확하게 계산해야 하므로 신경 쓸 부분이 많습니다. ERP 더존 회계 프로그램의 ‘고정자산 관리’ 메뉴를 사용하면 이 모든 과정이 자동화됩니다. 자산의 취득일, 취득원가, 내용연수 등 기본 정보만 입력해두면 매 결산기마다 감가상각비가 자동으로 계산되고, 클릭 한 번으로 결산 분개까지 완료할 수 있습니다. 이는 회계 감사를 대비한 내부통제 강화에도 기여하며, 정확한 재무제표 작성의 기반이 됩니다.
여섯째, 인사와 회계의 완벽한 조화 ‘급여 관리’ 시스템
급여 지급은 단순히 돈을 이체하는 것에서 끝나지 않습니다. 개인별 소득세, 4대 보험료 등을 정확히 계산하여 원천세 신고를 해야 하고, 퇴직금 추계액을 계산하여 부채로 인식하는 등 복잡한 회계 처리가 뒤따릅니다. 더존 ERP의 ‘급여 관리’ 모듈은 인사 관리와 회계 관리를 완벽하게 연동하여 이러한 문제를 해결합니다. 사원 정보를 등록하고 급여 데이터를 입력하면, 각종 세금과 공제액이 자동으로 계산될 뿐만 아니라 관련 회계 전표까지 자동으로 생성됩니다. 연말정산 시기에는 더욱 강력한 힘을 발휘하여, 수많은 직원의 정산 작업을 효율적으로 처리하고 신고 데이터까지 생성해줍니다. 이는 SCM(공급망 관리)이나 CRM(고객 관리) 만큼이나 기업 경영에 필수적인 부분입니다.
일곱째, 대량 데이터는 ‘엑셀 업로드’로 한 번에
때로는 수백, 수천 건의 데이터를 한 번에 전표로 입력해야 하는 경우가 있습니다. 예를 들어, 온라인 쇼핑몰의 일일 판매 내역이나, 매일 발생하는 수많은 재고 이동 내역 등이 그렇습니다. 이런 데이터를 하나씩 손으로 입력하는 것은 거의 불가능에 가깝습니다. 더존 ERP는 엑셀 서식을 이용한 데이터 업로드 기능을 지원합니다. 프로그램에서 제공하는 템플릿에 맞춰 데이터를 정리한 후 업로드하면, 대량의 데이터가 단 몇 분 만에 전표로 변환됩니다. 이 기능은 특히 판매 관리, 구매 관리, 물류 관리 등 데이터 발생량이 많은 부서에서 유용하게 사용할 수 있습니다. 정기적으로 발생하는 대량의 데이터를 처리할 때 이 기능을 활용하면 업무 시간을 획기적으로 단축하고, 경영진에게 필요한 경영 정보를 실시간 보고서 형태로 제공하는 데 큰 도움이 됩니다. 이는 기업의 성공적인 디지털 전환(DT)을 위한 필수적인 단계라 할 수 있습니다.
